Telefonservice mit persönlicher Anrufannahme – in Ihrem Firmennamen

Nein. Wir sind ein bewusst kleines Team am Business Hub in Langenfeld und betreuen eine begrenzte Anzahl von Kunden. Ihre Anrufe nehmen feste Ansprechpartner an, die Ihr Unternehmen aus dem persönlichen Briefing kennen – keine wechselnden Agenten, keine Warteschleifen-Fabrik.

Nein. Wir melden uns exakt so, wie Sie es vorgeben – mit Ihrem Firmennamen und Ihrer Begrüßung. Durch feste Ansprechpartner sprechen Ihre Kunden immer mit denselben vertrauten Stimmen, wie bei einem eigenen Sekretariat.

Nach der Buchung vereinbaren Sie online einen kurzen Briefing-Termin (30 Minuten, werktags). Dort besprechen wir Begrüßungstext, typische Anliegen und Ihre Weiterleitungsregeln. Direkt danach richten wir Ihre Rufnummer bzw. Umleitung ein – in der Regel sind Sie innerhalb weniger Werktage startklar.

Sie erhalten eine dedizierte Rufnummer oder leiten Ihre bestehende Nummer zu uns um – dauerhaft, zeitgesteuert oder nur bei Nichterreichbarkeit. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, wir begleiten Sie dabei.

Nach jedem Anruf erhalten Sie sofort eine vollständige Gesprächsnotiz per E-Mail: wer angerufen hat, worum es ging und ob ein Rückruf gewünscht ist. Die E-Mail-Benachrichtigung ist immer kostenlos; optional informieren wir Sie zusätzlich per SMS (0,15 € netto je SMS).

Dringende Anrufe melden wir nach Ihren Vorgaben sofort per SMS oder Anruf. Was „dringend“ bedeutet, legen Sie im Briefing selbst fest – zum Beispiel bestimmte Kunden, Notfälle oder Termine am selben Tag.

Ja. Wir vereinbaren, verschieben und bestätigen Termine direkt mit Ihren Anrufern – nach Ihren Vorgaben aus dem Briefing. Auf Wunsch erinnern wir Ihre Kunden zusätzlich per SMS an anstehende Termine: 1 € netto je Termin, mit Ihrem Firmennamen als SMS-Absender (max. 11 Zeichen) 1,80 € netto.

Ja. Gesprächsnotizen übertragen wir auf Wunsch automatisch per Webhook in Ihr CRM- oder Ticketsystem. Arbeiten Ihre Anrufer mit Ticketnummern, nehmen wir diese am Telefon auf und ordnen das Anliegen direkt dem richtigen Vorgang zu. Die Einrichtung besprechen wir im Briefing.

Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr (Standard). Erweiterte Zeiten können wir individuell besprechen. Außerhalb der Servicezeiten greift Ihre gewohnte Mailbox oder eine Ansage nach Ihren Vorgaben.

Nein. Der Telefonservice ist eigenständig buchbar – ganz ohne Geschäftsadresse oder weitere Leistungen. Viele Kunden kombinieren ihn allerdings mit der Geschäftsadresse in Langenfeld, um Adresse, Rufnummer und Erreichbarkeit aus einer Hand zu haben.

Ja. Für Berufsgeheimnisträger bieten wir im Bestellprozess eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB an, die revisionssicher dokumentiert wird. Unser Team ist auf den diskreten Umgang mit vertraulichen Anliegen geschult.

Der Telefonservice ist eine Auftragsverarbeitung: Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen – digital im Bestellprozess, mit versioniertem Nachweis. Gesprächsdaten werden vertraulich behandelt und nur an Sie weitergegeben.

Jeder Tarif enthält ein monatliches Anrufkontingent (10, 30 oder 75 Anrufe). Darüber hinausgehende Anrufe rechnen wir transparent pro Anruf ab: 2,50 € netto im Tarif S, 1,95 € im Tarif M und 1,50 € im Tarif L. Sie erhalten eine ordentliche Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Es gibt keine Mindestlaufzeit. Sie können jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen – direkt im Kundenportal, ohne Anruf und ohne Rückhalteschleife. Ein Tarifwechsel (Upgrade oder Downgrade) ist ebenfalls im Portal möglich und gilt ab dem Folgemonat.